La incorporación (onboarding) y desvinculación (offboarding) de empleados son procesos críticos para cualquier organización. Desde la perspectiva de IT, ambos representan puntos clave para la seguridad de la información, la eficiencia operativa y la experiencia del usuario.
Una gestión estructurada y profesional del ciclo de vida del empleado desde microinformática no solo agiliza los procesos internos, sino que protege los activos digitales de la organización y refuerza las políticas de cumplimiento.
En este artículo analizamos cómo estructurar técnicamente estos procesos, herramientas recomendadas y errores frecuentes que se deben evitar.
Onboarding IT: alta técnica de empleados
1. Comunicación previa con RR. HH. y gestión documental
Toda incorporación debe comenzar con una coordinación fluida entre Recursos Humanos y el equipo de soporte técnico. La solicitud formal debe contener:
- Fecha de incorporación
- Departamento y ubicación
- Puesto y nivel de acceso requerido
- Idioma preferente y aplicaciones necesarias
- Tipo de contrato (temporal, externo, interno)
Recomendación: Utilizar tickets automatizados desde RR. HH. para iniciar el proceso.
2. Creación de identidad digital
- Alta del usuario en el directorio corporativo (Active Directory, Azure AD, Google Workspace, etc.).
- Asignación de licencias necesarias (M365, Zoom, Slack, CRM, etc.).
- Inclusión en los grupos adecuados (seguridad, distribución, carpetas compartidas).
- Generación de contraseñas temporales y activación de MFA.
Herramientas útiles: Azure AD + Intune, Google Admin Console, Okta, JumpCloud.
3. Aprovisionamiento de hardware y software
- Asignación de dispositivo corporativo (PC, portátil, móvil, tablet) con configuración estándar.
- Instalación previa de software esencial: antivirus, ofimática, herramientas de comunicación, VPN, clientes de backup.
- Registro del equipo en inventario técnico y políticas de MDM.
- Pruebas de conectividad y funcionalidad antes de la entrega.
4. Entrega y documentación
- Checklist con credenciales, instrucciones básicas, política de uso y contacto del soporte técnico.
- Formación técnica inicial (acceso remoto, uso de plataformas, firma digital, normativas de seguridad).
- Confirmación del usuario de haber recibido todo lo necesario.
Sugerencia: Documentar todo el proceso con timestamp en el ticket de soporte.
Offboarding IT: proceso de baja segura
1. Notificación y planificación
- Recepción de aviso formal de RR. HH. con fecha exacta de desvinculación.
- Evaluación de urgencia: baja estándar, despido inmediato, baja voluntaria con preaviso.
2. Revocación de accesos
- Deshabilitación o eliminación de cuenta en el directorio corporativo.
- Bloqueo de acceso a sistemas críticos, correo, almacenamiento en nube, VPN, etc.
- Reasignación de licencias y buzones compartidos si es necesario.
- Cierre o traspaso de sesiones abiertas en herramientas SaaS.
3. Recuperación y saneamiento de equipos
- Coordinación para recoger dispositivos físicos, incluso en remoto (courier o MDM con borrado remoto).
- Verificación de integridad de los datos y cumplimiento de normativa GDPR.
- Borrado seguro de los equipos mediante herramientas de limpieza certificadas.
4. Conservación de datos y transferencia
- Respaldo de archivos relevantes en red o en cuentas institucionales.
- Traspaso de correo o datos relevantes a supervisores si procede.
- Eliminación de acceso a grupos, calendarios, reuniones recurrentes, etc.
Importante: Garantizar que no queden accesos residuales ni cuentas huérfanas activas.
Automatización y buenas prácticas
Herramientas recomendadas
- MDM (Intune, Jamf, Meraki): Para gestión remota de dispositivos.
- Sistemas IAM (Okta, OneLogin): Para automatizar alta y baja en múltiples servicios.
- Flujos ITSM (Jira Service Management, Freshservice): Para estandarizar solicitudes.
- Políticas Zero Trust: Verificación continua y acceso mínimo necesario.
Errores comunes a evitar
- Retrasos en la entrega de dispositivos o licencias.
- Usuarios sin formación básica inicial.
- Cuentas no desactivadas tras el offboarding.
- Equipos no recuperados ni borrados correctamente.
- Falta de coordinación entre IT y RR. HH.
Conclusión
Un onboarding y offboarding bien estructurado desde IT es más que una tarea administrativa: es un elemento estratégico de seguridad, cumplimiento y eficiencia organizativa.
Establecer procedimientos detallados, apoyarse en herramientas de automatización y fomentar la coordinación interdepartamental son claves para lograr una experiencia fluida para el usuario y un entorno digital controlado para la empresa.
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